Caso studio Gruppo Wedoot
Il Gruppo WEDOOT riunisce tre realtà specializzate che operano nel settore della sicurezza sul lavoro con un approccio integrato e completo. La società storica, 626 Antincendi, fondata nel 2003, vanta oltre vent’anni di esperienza nella manutenzione e nel noleggio di estintori, nella vendita di articoli antincendio e nella gestione di documentazione tecnica per la sicurezza aziendale: valutazione dei rischi, fonometra e vibrometria, HACCP, tutele strumentali e certificazioni ISO.
Accanto a questa realtà operano B.Ethic, dedicata alla formazione professionale – sia rimborsabile che finanziata – e 626 Medica, che gestisce tutto l’ambito delle visite mediche sul lavoro, includendo i servizi del medico competente. Il gruppo offre inoltre attività di monitoraggio bandi pubblici e, in misura minore, interventi di disinfestazione.
Con oltre 50 utenti attivi sul CRM, tra personale interno, commerciali e tecnici esterni, WEDOOT gestisce processi complessi ad alto impatto operativo, garantendo ai propri clienti una copertura completa in ambito sicurezza.
Necessità emerse
Prima dell’arrivo di KPRO Consulting, il gruppo si trovava a lavorare con una struttura informatica frammentata. Per dieci anni 626 Antincendi aveva utilizzato una serie di applicativi sviluppati internamente e collegati al gestionale Mexal: uno per l’antincendio, uno per la formazione, uno per i documenti e così via. Questo approccio aveva portato a una gestione complessa, con dati distribuiti in più strumenti non comunicanti tra loro.
Quando il programmatore interno decide di lasciare l’azienda, l’intera infrastruttura digitale rimane senza una guida evolutiva. Il successivo tentativo di migrare verso un software diverso non produce i risultati attesi: la piattaforma era orientata principalmente alla qualità e poco adattabile ai processi peculiari del gruppo.
La necessità era quindi chiara: avere un unico CRM affidabile, personalizzabile e in grado di centralizzare tutti i reparti, ridurre i tempi operativi, migliorare la visibilità dei dati e garantire continuità di lavoro quotidiano senza blocchi tecnici.
Progetto sviluppato
Dal 2022, con l’acquisizione di B.Ethic da parte di 626 Antincendi, viene rivalutato e scelto il CRM già presente all’interno della società. KPRO Consulting interviene per progettare, configurare e personalizzare l’intera piattaforma, trasformandola in un ambiente unico, coeso e perfettamente aderente ai processi operativi delle tre aziende del gruppo.
Vengono implementati i moduli principali per la gestione di:
- Manutenzioni antincendio
- Formazione rimborsabile e non
- Ordini commerciali (con estensioni avanzate)
- Documenti sulla sicurezza
- Visite mediche (modulo sviluppato internamente grazie alla formazione KPRO)
In parallelo viene sviluppato un connettore con Mexal, che consente di mantenere la fatturazione nel gestionale, integrandola però con gli ordini e i processi gestiti nel CRM. Uno degli interventi più significativi riguarda il ridisegno del flusso documentale: un insieme di automazioni (BPM) che oggi gestisce in autonomia la creazione dei ticket, l’assegnazione ai tecnici, la compilazione dei dati e l’invio automatico via PEC dei documenti ai clienti, con l’agente in copia.
Benefici riscontrati
L’adozione del nuovo CRM ha portato vantaggi immediatamente tangibili al Gruppo WEDOOT. La centralizzazione di tutti i processi – antincendio, formazione, documenti e visite mediche – ha eliminato la frammentazione dei sistemi precedenti, permettendo a oltre 50 utenti di lavorare ogni giorno su un’unica piattaforma stabile e affidabile.
L’automazione dei flussi ha generato benefici concreti: nel reparto documenti, un’attività che prima richiedeva 8 ore di lavoro al giorno è stata ridotta a circa 1 ora, grazie alla gestione automatica di ticket, assegnazioni, compilazioni e invii PEC. Un risparmio reale di 7 ore/uomo al giorno su un singolo processo.
Il CRM, grazie alla sua struttura aperta, offre anche maggiore autonomia: il gruppo ha potuto sviluppare internamente nuovi moduli, come quello dedicato alle visite mediche di 626 Medica, senza dover dipendere interamente da sviluppatori esterni.
Infine, il lavoro su un’unica piattaforma condivisa migliora la collaborazione tra reparti e società del gruppo, mentre la consulenza di KPRO viene percepita come competente, disponibile e sempre orientata alla soluzione, con un supporto che va oltre il software e tocca l’organizzazione dei processi.
Il pensiero del Cliente
“Con KPRO abbiamo trovato competenza e, soprattutto, la tranquillità di lavorare senza pensieri: i processi scorrono da soli, i dati sono sempre disponibili e possiamo concentrarci davvero sui clienti.“
Mattia Rocco