Caso studio Consultec
Consultec è una società di consulenza con sede in Trentino, attiva dal 2006, che affianca imprese e pubbliche amministrazioni nei temi della sicurezza sul lavoro, dell’ambiente, dei sistemi di gestione e della formazione. Il team è composto da otto dipendenti e due titolari, per un totale di dieci persone, che ogni giorno aiutano le aziende a rispettare gli adempimenti normativi trasformandoli in processi strutturati e sostenibili.
L’azienda opera principalmente in Trentino-Alto Adige e nelle aree limitrofe, offrendo servizi tecnici e formativi che spaziano dalla valutazione dei rischi alle pratiche ambientali, dai sistemi ISO alla formazione obbligatoria. Al centro del loro modo di lavorare ci sono ordine, tracciabilità e standardizzazione: requisiti fondamentali per chi gestisce attività ricorrenti, scadenze e rapporti continuativi con i clienti.
Necessità emerse
Con la crescita del numero di clienti e l’aumento del lavoro, Consultec aveva bisogno di un gestionale che potesse davvero tenere insieme tutte le attività aziendali. In un primo momento aveva adottato Vtiger tramite un altro fornitore, ma la configurazione era troppo generica e poco aderente al lavoro del consulente.
Nel quotidiano, questo si traduceva in:
- preventivi ancora scritti in Word, diversi da persona a persona,
- opportunità commerciali segnate su file Excel o gestite in modo informale,
- difficoltà a mantenere un’immagine coerente e un listino uniforme,
- poca tracciabilità del flusso: dalla richiesta iniziale fino alle attività tecniche.
L’azienda cercava un sistema unico che permettesse di:
- gestire l’intero ciclo opportunità → preventivo → ordine → commessa → attività tecniche,
- standardizzare documenti e prezzi,
- registrare tutte le richieste commerciali senza perderne più nessuna,
- monitorare attività e carichi di lavoro dei tecnici,
- supportare la gestione della formazione e delle relative scadenze,
- diventare parte integrante del Sistema Qualità ISO 9001, citato nelle procedure.
L’incontro con KPRO – presentata come realtà che aveva sviluppato VTENEXT proprio per aziende di consulenza – è stato il punto di svolta.
Progetto sviluppato
KPRO Consulting ha aiutato Consultec a trasformare Vtiger da semplice CRM a vero e proprio “motore operativo” dell’azienda, modellando il software sui flussi reali del loro lavoro. Il primo grande cambiamento è stato spostare l’intero processo commerciale dentro il gestionale: oggi il percorso tipico va dall’opportunità registrata in VTENEXT al preventivo standard, dall’ordine di vendita alla commessa, fino ai ticket che rappresentano le singole attività da svolgere. Ogni intervento dei tecnici viene registrato, con ore, rapporti e informazioni collegate, rendendo il lavoro molto più ordinato, preciso e tracciabile.
Un ruolo fondamentale lo giocano le personalizzazioni dedicate alla consulenza e alla formazione:
- Formazione: grazie al plugin VTENEXT, Consultec gestisce tipi corso, corsi, corsisti, registro e attestati direttamente dal gestionale. Ogni corso svolto genera le relative scadenze future, permettendo una pianificazione proattiva.
- Scadenzario: è stato creato un modulo dedicato che raccoglie tutte le scadenze dei clienti. Molte opportunità commerciali oggi nascono proprio da qui, perché l’azienda sa con largo anticipo quando proporre il rinnovo di un corso o di un’attività.
- Processi (BPM): l’ultima evoluzione è l’introduzione dei processi automatici. Da un preventivo accettato, il sistema crea automaticamente commessa, ordine di vendita, ticket e tutte le entità collegate (ad esempio moduli per analisi chimiche o pratiche specifiche), riducendo tempi e possibilità di errore.
A questo si aggiunge un uso intenso dei report di VTENEXT, che alimentano un file Excel direzionale.
Su questi dati Consultec costruisce i propri KPI: produzione, fatturato, andamento per cliente e performance del personale. Quando c’è bisogno di capire cosa è stato fatto per un cliente o come sta andando un’area di attività, il gestionale è oggi la prima cosa che viene consultata.
Il sistema ha favorito anche lo smart working: accessibile da remoto e integrato con il calendario (molto usato tramite applicazione mobile per fissare e verificare impegni), VTENEXT è diventato il riferimento centrale anche fuori dall’ufficio.
Nel tempo, KPRO ha accompagnato Consultec non solo nelle personalizzazioni tecniche, ma anche nell’“incanalare” i processi interni dentro il software, suggerendo soluzioni pratiche, indicando cosa è fattibile e cosa no, e soprattutto mantenendo un approccio concreto e non “di facciata”.
Benefici riscontrati
L’impatto del nuovo gestionale, configurato e fatto evolvere con KPRO, è stato profondo.
Il primo beneficio è la standardizzazione: oggi i preventivi vengono generati da VTENEXT con un formato uniforme, sia dal punto di vista grafico sia nei contenuti. L’immagine aziendale è coerente a prescindere da chi prepara l’offerta e i servizi sono allineati anche a livello di listino, perché modelli e prezzi sono centralizzati nel gestionale.
Il secondo grande risultato è la tracciabilità completa del flusso di lavoro. Ogni richiesta commerciale viene registrata come opportunità, nessuna va più persa e tutte le informazioni relative al cliente sono raccolte in un unico punto. Dal preventivo accettato alla commessa, fino alle attività dei tecnici, tutto è visibile e ricostruibile. Questo ha reso più facile pianificare, distribuire carichi di lavoro, controllare le ore e monitorare lo stato delle attività.
Sul fronte formazione, il nuovo modulo ha già ridotto i tempi di gestione: registri, attestati e scadenze vengono gestiti dentro VTENEXT, mentre lo scadenzario consente di trasformare le scadenze dei clienti in contatti proattivi e nuove opportunità. Molte attività ripetitive sono state automatizzate e gli errori legati alla dimenticanza di una scadenza si sono drasticamente ridotti.
Dal punto di vista direzionale, l’utilizzo dei report per costruire KPI ha permesso all’azienda di:
- leggere con chiarezza produzione e fatturato,
- analizzare l’andamento per cliente,
- avere un quadro oggettivo delle performance interne.
Il gestionale è così diventato, di fatto, parte del processo produttivo aziendale e viene citato anche nel manuale qualità ISO 9001. È lo strumento che Consultec usa per decidere, pianificare, controllare.
Il pensiero del Cliente
“VTENEXT è diventato parte del nostro processo produttivo. Con KPRO abbiamo trovato un supporto concreto per lo sviluppo aziendale: ci ha aiutati a mettere ordine, eliminare sprechi e costruire un sistema che sostiene davvero il nostro modo di lavorare.“
Dr. Giacomo Porta | Segreteria direzione