Caso studio Genba Pro - FRRR S.R.L
Genba Pro è una società di consulenza nata nel 2019, specializzata in sistemi di gestione, sostenibilità, sicurezza e formazione. Cresciuta rapidamente negli ultimi anni, oggi opera in tutta Italia con 10 dipendenti interni e oltre 250 collaboratori esterni, supportando imprese e Pubbliche Amministrazioni in progetti certificativi e organizzativi ad alto impatto. La filosofia dell’azienda è ispirata ai principi del Lean Management: eliminare sprechi, semplificare i processi e aumentare la qualità delle decisioni.
Necessità emerse
Con l’aumento dei collaboratori e delle commesse, Genba Pro gestiva incarichi, SAL, avanzamenti e fatturazione tramite Excel e processi manuali. Ciò generava ritardi, errori, doppie registrazioni e un forte carico sulla segreteria, che doveva coordinare
comunicazioni, documenti, ore lavorate e controlli con decine di consulenti esterni. La crescita rendeva urgente una piattaforma
unica che automatizzasse i flussi e rendesse scalabile l’operatività quotidiana, integrando anche la fatturazione con Fatture in
Cloud.
Progetto sviluppato
KPRO ha guidato la digitalizzazione completa dei processi attraverso un uso evoluto e personalizzato di VTENEXT, trasformandolo nel vero centro di controllo operativo dell’azienda. Le principali soluzioni introdotte includono:
Automazione degli incarichi ai consulenti esterni
Assegnazione automatica delle attività, con accettazione digitale degli ordini e aggiornamento in tempo
reale dello stato dei lavori.
Portale fornitori dedicato
I consulenti gestiscono autonomamente ticket, avanzamenti, chiusure e ricevono la proforma mensile
senza scambi di mail o fogli Excel.
Gestione completa dei SAL e della fatturazione
I SAL vengono aggiornati dagli stessi esterni e la fatturazione si genera automaticamente in base agli
avanzamenti approvati, con sincronizzazione immediata su Fatture in Cloud.
Timesheet e controllo marginalità
I dipendenti interni registrano le ore per commessa, confrontando in tempo reale il budget con il
consuntivo, evitando perdite di marginalità.
Dashboard imprenditoriale
Marginalità, avanzamenti, performance commerciali e indicatori di processo sono sempre disponibili in
una vista unica.
Calendario integrato e versione mobile
Outlook è sincronizzato con VTENEXT e i commerciali possono gestire opportunità e attività anche da
smartphone.
Benefici riscontrati
La digitalizzazione dei processi ha rivoluzionato il funzionamento dell’azienda. L’automazione ha eliminato quasi completamente il lavoro manuale ripetitivo, consentendo a Genba Pro di risparmiare oltre 30.000 euro l’anno, equivalenti al costo di una figura dedicata alla gestione amministrativa e di segreteria. La fatturazione, che prima richiedeva giorni di lavoro, oggi si conclude in poche ore, con dati aggiornati direttamente dai collaboratori esterni. La qualità del controllo è aumentata grazie alla generazione automatica delle proforme, mentre la riduzione degli errori è tangibile.
Oggi tutto il team – dipendenti e oltre 250 consulenti – opera su un’unica piattaforma, con flussi coordinati, trasparenti e coerenti. Le decisioni sono più rapide, la marginalità è monitorata in tempo reale e ogni processo è stato snellito eliminando sprechi e ridondanze.
Il pensiero del Cliente
“VTENEXT è stato il nostro avvitatore perfetto: lo strumento che ci ha permesso di eliminare gli sprechi e automatizzare tutto ciò che non generava valore.”